Une fois l'affiliation gratuite auprès d'InterDeposit validée, et avant même de procéder au référencement en ligne [4] à proprement parler, l'œuvre numérique doit obligatoirement être sauvegardée [1] et signée [2] par le titulaire des droits. Par ailleurs, celui-ci doit rédiger les conditions particulières d'utilisation et d'exploitation [3] de l'oeuvre. Enfin, pour optimiser le système IDDN, le certificat de référencement doit être annexé [5] à l'œuvre. Afin de jouir d'une protection optimale, il est indispensable de suivre scrupuleusement la procédure décrite ci-dessous :

Etape 1. Sauvegarde de chaque fichier à référencer

Il est impératif que le titulaire des droits sauvegarde le fichier qu'il souhaite référencer. Pour ce faire, il utilise une disquette, un CD-ROM, un espace réservé sur son disque dur…
Attention ! Cette sauvegarde doit être conservée précieusement, sans y effectuer aucune modification.

Etape 2. Signature électronique de l'œuvre

Il existe plusieurs façons de procéder :

• Sous Windows 95, 98, 2000, XP ou NT, il suffit de télécharger à partir du site IDDN l'outil proposé par InterDeposit (425 Ko) pour signer un fichier ou un groupe de fichiers. En plus de fournir une signature électronique, cet outil crée un dossier IDDN sur votre disque c: et y enregistre les signatures successives (rien de plus). La signature correspond à un fichier et à un seul. On ne peut générer le fichier à partir de la signature. Avec l'outil IDDN, la signature est copiée dans le presse papier de l'ordinateur (mémoire vive). Ainsi, lors du référencement, il ne reste qu'à coller cette signature dans le formulaire.

• Pour l'ensemble des systèmes d'exploitation : Le titulaire des droits choisit un outil de signature à sa convenance et l'applique au fichier qui contient l'œuvre. Si l'outil de calcul choisi n'est pas encore identifié par InterDeposit, le titulaire des droits doit lui en communiquer les nom, version, coordonnées de l'éditeur etc. afin qu'il soit ajouté à la base de données des outils reconnus. Dans tous les cas, le titulaire des droits doit conserver son outil de signature.

Etape 3. Rédaction des conditions particulières d'utilisation et d'exploitation

Le titulaire des droits peut, tout simplement, recourir aux conditions d'utilisation et d'exploitation standard, proposées par InterDeposit. Il peut seulement s'en inspirer ou, plus individuellement encore, rédiger ses propres conditions particulières.

Etape 4. Référencement en ligne

Le titulaire des droits doit se connecter via l'accès réservé aux affiliés d'InterDeposit. Il remplit ensuite le formulaire de référencement. En validant le formulaire, les données fournies par le titulaire des droits sont inscrites de manière irréversible dans la base de données IDDN. Cet enregistrement utilise un Logibox (scellé électronique). InterDeposit génère alors immédiatement le certificat de l'œuvre référencée qui est adressé au titulaire des droits sous forme d'une page html dynamique. Le certificat, qui identifie l'œuvre, mentionne : le numéro IDDN de l'œuvre, le titre de l'œuvre, le titulaire des droits, les conditions particulières d'utilisation et d'exploitation, l'adresse e-mail du titulaire de droit, éventuellement, les "sources" de l'œuvre adaptée.

Etape 5. Association du certificat à l'oeuvre

Le certificat affirmant la revendication des droits de propriété intellectuelle sur l'œuvre, doit y être directement attaché. Il est une mine de renseignements sur l'œuvre. Une fois le référencement validé par InterDeposit, l'adresse URL du certificat est communiquée au titulaire des droits qui se charge de l'annexer à l'œuvre. Pour ce faire, InterDeposit préconise l'insertion d'un logo. Sur Internet, un simple clic sur le pictogramme IDDN, associé à un lien hypertexte, suffit et le certificat s'affiche. Hors ligne, le certificat a vocation à être intégré tel quel sur le support de diffusion, en annexe à l'œuvre elle-même. Il est également possible d'associer à l'œuvre le seul numéro IDDN qui permet d'accéder en ligne au certificat correspondant à partir de la rubrique " rechercher un oeuvre " du site IDDN.