Una vez validado la afiliación gratuita a InterDeposit , y antes de proceder a la certificación en línea [4] propiamente dicha, la obra digital debe ser obligatoriamente salvaguardada [1] y firmada [2] por el titular de derechos. Además, éste último debe redactar las condiciones particulares de uso y explotación [3] de la obra. Enfin, para optimizar el sistema IDDN, el certificado de referencia debe adjuntarse [5] a la obra. Para beneficiar de una protección óptima, es indispensable seguir escrupulosamente el procedimiento que se describe a continuación:

Etapa 1. Salvaguarda de cada uno de los ficheros a certificar

Resulta imperativo que el titular de derechos salvaguarde el fichero que desee certificar. Para ello, puede utilizar un disquette, un CD-ROM, un espacio reservado en su disco duro...

Etapa 2. Firma electrónica de la obra

• Con Windows 95, 98 o NT, basta con descargar a partir del site IDDN el instrumento propuesto por InterDeposit (425 ko) para firmar un fichero o un grupo de ficheros. Además de proporcionarle una firma electrónica, dicho instrumento crea un archivo IDDN en el disco duro c: en el que se graban las firmas sucesivas (nada más). La firma corresponde a un fichero y a uno solamente. No se puede generar un fichero a partir de la firma. Con el instrumento IDDN, la firma queda guardada en el "clipboard" del ordenador. De esta manera, lo único que queda por hacer en el momento de la certificación, es pegar dicha firma en el formulario.

• Con Mac OS 6 y demás, puede descargar a partir del sitio IDDN, Checksum (versión 1.3) para firmar un fichero o grupo de ficheros. Recupere la firma. En el momento de la certificación, reporte la firma al formulario.

• Válido para ambos sistemas de explotación: El titular de derechos elige un instrumento de firma a su conveniencia y la aplica al fichero que contiene la obra. La única condición en la elección del instrumento es en cuanto a la longitud de la clave que no puede sobrepasar los 32 caracteres. Si el instrumento de cálculo elegido no se encuentra identificado por InterDeposit, el titular de derechos deberá comunicarnos, el nombre, la versión, las coordenadas del editor, etc. con el fin de añadirlo a la base de datos de instrumentos reconocidos. En todo caso, el titular de derechos debe conservar su instrumento de firma.

Etapa 3. Redacción de condiciones de uso y explotación

El titular de derechos puede recurrir simplemente a las condiciones de uso y explotación standard propuestas por InterDeposit. Puede también únicamente inspirarse en ellas o bien puede, de forma más personalizada aún, redactar sus propios condiciones particulares.

Etapa 4. Certificación en línea

El titular de derechos debe conectarse mediante la vía reservada a los miembros afiliados a InterDeposit. Seguidamente, rellena el formulario de certificación. Convalidando el formulario, los datos proporcionados por el titular de derechos quedan grabados de manera irreversible en la base de datos IDDN. Dicha grabación utiliza un Logibox (precinto electrónico). InterDeposit produce entonces inmediatamente el certificado IDDN de la obra que es enviado al titular de derechos bajo el formato de una página html dinámica. El certificado que identifica la obra contiene las siguientes menciones: el número IDDN de la obra, el título de la obra, el titular de derechos, las condiciones particulares de uso y explotación, la dirección e-mail del titular de derechos, eventualmente, las fuentes originales de una obra adaptada.

Etapa 5. Adjuntar el certificado a la obra

El certificado que afirma la reivindicación de los derechos de propiedad intelectual sobre la obra debe anexarse directamente a la misma. Constituye una valiosa mina de información sobre la obra. Una vez que la certificación ha sido convalidada por InterDeposit, la dirección URL del certificado es comunicada al titular de derechos que se encarga de adjuntarla a la obra. Para ello, InterDeposit sugiere la inserción de un logotipo. En Internet, un simple clic sobre el pictograma IDDN es suficiente para que aparezca el certificado. Fuera de conexión, el certificado se integra, tal cual, sobre el soporte de difusión, en anexo a la obra misma. Es posible igualmente asociar a la obra el único número IDDN que permite acceder en línea al certificado correspondiente a partir de la rúbrica "buscar una obra" del site IDDN.